کد محصول: 761
قیمت: رایگان
مقدمه
یک بخش مهم از هر سیستم یا ناحیه ای مستندسازی است ، راهنماهای فنی که نحوه عملکرد و استفاده از بخش های مختلف مرتبط به آن سازمان و ناحیه را تشریح میکند. به عنوان بخشی از تجربه یک گردشگر که گشت و گزار آزاد در مناطق جنگلی یا بیابانی را دارد تلاش خود را میکند تا کلیه کسانی که دسترسی یا برایشان مقدور نبوده در آنجا حضور یابند را به نمایش بکشد و احساسشان کنند.
اهداف مستند سازی
- حقوقی
- مالی (پیشگیری از هزینه های اضافه _ مطالبات و ..)
- آموزشی
- پژوهشی
- مدیریتی ( نظارتی ، تصمیم گیری ، برنامه ریزی و …)
اصول کار در مستند سازی
- صائب بودن: عاری بودن از خطا
- بموقع بودن محدوده زمانی ثبت داده ها
- کامل بودن :وجود کلیه داده های لازم
- مربوط بودن : مفید ومناسب برای مقصود
- تازگی روزآمد بودن داده ها
- تعریف شدگی : عناصر اطلاعاتی برای همه دارای یک معنا باشد
- وثوق : قابل اعتماد بودن
- پوشش منعکس کننده کلیه امور مربوطه
- قابل قیاس بودن
- اعتبار: مطابقت داده ها با دامنه قابل قبول
- قالب نمایشی داده ها: خوانایی و …
- تائید و تصدیق : امضاء ،مهرو…
مزایای مستند سازی خوب
۱- مستند سازی مناسب این امکان را پدید می آورید تا بعد از انجام یک فرایند یا اقدام چگونگی اجرای آن را بررسی نمایند. به عبارتی این کار ممیزی و ارزیابی خدمات را تسهیل میکند.
۲- در هنگام فعایتهای درمانی و ..همواره درسهایی آموخته می شود که ثبت و مستندسازی این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را جهت موارد مشابه بعدی فراهم می آورد. بدین ترتیب عملکردها با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.
۳- هرگاه مستندسازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای کارها نهادینه شود، هنگام بروز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.
۴- مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای کار زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان را از بین می برد.
۵- با پیشرفت کار، سازمان قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت وضبط اطلاعات و تلخیص و تجزیه و تحلیل و در نهایت بایگانی آنها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.
۶- همواره احتمال بروز مناقاشات و دعاوی بین طرفین یک فعالیت ، چه در هنگام اجرای کارچه پس از آن وجود دارد. مستند سازی اطلاعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد .
۷- در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل ، امکان پیگیری کار توسط دیگران را میسر می نماید.
۸- مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای مختلف سازمان از وضعیت کاربوده و تعدادجلسات مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.
۹- ثبت اطلاعات جهت نظارت بر اجرای فعالیت ابزاری سودمند است.در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات لازم، عملکرد را بهبود داده و در فرایندی به هنگام در جریان امور قرار گرفت.
۱۰- ایجاد یک رویه مستند سازی معین، تمرکز بر روی جنبه های مهم کار را ممکن می سازد
